فناوری اطلاعات و مهارت‌های هفت‌گانه

درسنامه Microsoft Access

مبانی پایگاه داده، جدول‌ها، فیلدها، پرس‌وجوها، فرم‌ها، گزارش‌ها و ارتباط بین داده‌ها

Microsoft Access چیست؟

Access یک سیستم مدیریت پایگاه داده رابطه‌ای (DBMS) از مجموعه Microsoft Office است که برای ایجاد، ذخیره، سازمان‌دهی، جست‌وجو و گزارش‌گیری از داده‌ها استفاده می‌شود.

Database
مجموعه سازمان‌یافته‌ای از داده‌های مرتبط.
Table
محل اصلی ذخیره داده‌ها به‌صورت سطر و ستون.
Record
یک سطر شامل اطلاعات کامل یک موجودیت.
Field
یک ستون و ویژگی مشخص از داده‌ها.

اشیای اصلی Access

TablesQueriesFormsReportsMacrosModules

جدول داده را نگهداری می‌کند؛ Query داده را انتخاب یا تغییر می‌دهد؛ Form ورود و نمایش داده را ساده می‌کند و Report خروجی مرتب و قابل چاپ می‌سازد.

ساختار جدول

برای ایجاد جدول از Create → Table و برای طراحی دقیق ساختار از Table Design استفاده می‌شود. هر فیلد دارای نام، نوع داده و ویژگی‌هایی مانند اندازه، مقدار پیش‌فرض و اجباری‌بودن است.

نوع داده کاربرد
Short Text متن کوتاه
Long Text / Memo متن‌های طولانی
Number اعداد قابل محاسبه
Currency مقادیر پولی
Date/Time تاریخ و زمان
AutoNumber شماره‌گذاری خودکار و یکتا
Yes/No مقادیر منطقی

کلید اصلی

Primary Key رکوردها را به‌طور یکتا مشخص می‌کند، مقدار تکراری یا Null نمی‌پذیرد و از Design → Primary Key تعیین می‌شود.

Query

نوع کاربرد
Select Query انتخاب و نمایش رکوردها
Update Query به‌روزرسانی گروهی داده‌ها
Append Query افزودن رکوردها به جدول دیگر
Delete Query حذف گروهی رکوردها

برای ساخت پرس‌وجو از Create → Query Design استفاده می‌شود. معیارها در ردیف Criteria قرار می‌گیرند و Sort ترتیب نمایش را مشخص می‌کند.

مرتب‌سازی و فیلتر

فرمان‌های Sort Ascending و Sort Descending ترتیب داده‌ها را تغییر می‌دهند و Filter فقط رکوردهای منطبق با معیار را نمایش می‌دهد.

Form

فرم رابطی مناسب برای ورود، ویرایش و مشاهده رکوردهاست و از Create → Form یا Form Design ساخته می‌شود. کنترل‌هایی مانند Text Box، Label، Button و Combo Box روی فرم قرار می‌گیرند.

Report

گزارش برای نمایش، گروه‌بندی، خلاصه‌سازی و چاپ حرفه‌ای داده‌ها استفاده می‌شود. ایجاد گزارش از Create → Report و انتخاب فیلدها و طراحی دقیق از Report Design انجام می‌شود. چاپ از File → Print است.

Relationships

از Database Tools → Relationships برای ایجاد ارتباط بین جدول‌ها استفاده می‌شود. ارتباط‌ها می‌توانند یک‌به‌یک، یک‌به‌چند یا چندبه‌چند باشند. Referential Integrity از ایجاد داده‌های ناسازگار جلوگیری می‌کند.

ورود داده و ابزارها

External Data → Import
ورود داده از Excel، فایل متنی و منابع دیگر.
VBA Module
افزودن کد و خودکارسازی پیشرفته.
Compact & Repair
کاهش حجم و رفع برخی خطاهای پایگاه داده.
Database Documenter
مستندسازی ساختار اشیای پایگاه داده.

آزمون درس Access

پس از مطالعه درسنامه، برای سنجش یادگیری خود به پرسش‌های زیر پاسخ دهید.

آزمون درس access – استخدامی پرستاری

پاسخ تشریحی بعد از سوال نمایش داده می شود.