فناوری اطلاعات و مهارت‌های هفت‌گانه

درسنامه Microsoft Excel

محیط اکسل، مدیریت کاربرگ، ورود و قالب‌بندی داده‌ها، فرمول‌ها، توابع، نمودار و تحلیل اطلاعات

Excel چیست؟

Microsoft Excel نرم‌افزار صفحه‌گسترده مجموعه Office است که برای ورود و سازمان‌دهی داده‌ها، انجام محاسبات، تحلیل اطلاعات و ساخت نمودار استفاده می‌شود.

Workbook
فایل اکسل که یک یا چند کاربرگ را در خود نگه می‌دارد.
Worksheet
صفحه‌ای شبکه‌ای شامل سطرها، ستون‌ها و سلول‌ها.
Cell
محل تقاطع سطر و ستون؛ مانند A1.
Range
مجموعه‌ای از سلول‌ها؛ مانند A1:B5.

اجزای محیط Excel

Title BarQuick Access ToolbarRibbonName BoxFormula BarRow & Column HeadingsSheet TabsStatus Bar

در Name Box نشانی سلول فعال دیده می‌شود و Formula Bar محتوا یا فرمول سلول را نمایش می‌دهد. برای ایجاد کاربرگ جدید می‌توان از علامت + کنار زبانه‌های Sheet یا مسیر Insert → New Sheet استفاده کرد.

ورود و ویرایش داده‌ها

سلول‌ها می‌توانند متن، عدد، تاریخ و فرمول را نگهداری کنند. برای ویرایش مستقیم سلول دوبار کلیک یا کلید F2 و برای تأیید داده Enter استفاده می‌شود.

ابزار کاربرد
Insert / Delete افزودن یا حذف سلول، سطر و ستون
Merge & Center ادغام سلول‌ها و وسط‌چین‌کردن محتوا
Wrap Text نمایش متن طولانی در چند خط داخل سلول
Format Painter کپی قالب‌بندی یک سلول روی سلول‌های دیگر
Fill Color تغییر رنگ پس‌زمینه سلول
Format تنظیم ارتفاع سطر، عرض ستون، مخفی‌سازی و قالب سلول

مرتب‌سازی و فیلتر

Data → Sort
مرتب‌سازی داده‌ها به‌صورت صعودی، نزولی یا چندسطحی.
Data → Filter
نمایش موقت رکوردهایی که شرط مشخصی دارند.
Data Validation
محدودکردن نوع داده ورودی و ساخت فهرست کشویی.
Remove Duplicates
حذف مقادیر یا ردیف‌های تکراری از محدوده.

قالب‌بندی شرطی

از مسیر Home → Conditional Formatting برای تغییر خودکار ظاهر سلول‌ها بر اساس مقدار یا شرط استفاده می‌شود. گزینه Manage Rules برای مشاهده، ویرایش و حذف قوانین به‌کار می‌رود.

فرمول‌ها

فرمول در Excel با علامت مساوی (=) آغاز می‌شود و می‌تواند شامل عدد، نشانی سلول، عملگر و تابع باشد.

=A1+B1
=SUM(A1:A10)
=AVERAGE(B2:B8)

ارجاع نسبی مانند A1 هنگام کپی تغییر می‌کند؛ ارجاع مطلق مانند $A$1 ثابت می‌ماند و ارجاع ترکیبی فقط سطر یا ستون را ثابت می‌کند.

توابع پرکاربرد

تابع کاربرد
SUM جمع‌کردن اعداد
AVERAGE محاسبه میانگین
MIN / MAX یافتن کوچک‌ترین / بزرگ‌ترین مقدار
COUNT شمارش سلول‌های دارای عدد
COUNTA شمارش سلول‌های غیرخالی
COUNTBLANK شمارش سلول‌های خالی
IF بررسی شرط و برگرداندن نتیجه متناسب
VLOOKUP جست‌وجوی عمودی در جدول
HLOOKUP جست‌وجوی افقی در جدول
CONCATENATE ترکیب متن چند سلول

نمودار

ابتدا محدوده داده را انتخاب کنید و از مسیر Insert → Chart نوع نمودار را برگزینید. پس از ایجاد نمودار، ابزارهای Chart Design و Format برای تغییر طرح، رنگ، عنوان، راهنما و نوع نمودار در دسترس‌اند.

ColumnBarLinePieAreaScatter

PivotTable

PivotTable برای خلاصه‌سازی، گروه‌بندی و تحلیل سریع حجم زیادی از داده‌ها استفاده می‌شود و از مسیر Insert → PivotTable ساخته می‌شود.

محافظت

برای جلوگیری از تغییر ناخواسته داده‌ها، ابتدا وضعیت Locked سلول‌ها تنظیم و سپس از Review → Protect Sheet استفاده می‌شود. برای نمایش مجدد سطر یا ستون مخفی از Home → Format → Hide & Unhide کمک بگیرید.

منوی File

فرمان کاربرد
New ایجاد Workbook جدید
Open بازکردن فایل موجود
Save ذخیره تغییرات فایل جاری
Save As ذخیره با نام، مسیر یا قالب جدید
Print پیش‌نمایش و تنظیم چاپ
Close بستن Workbook جاری

Page Layout و Print

Margins، Orientation، Size، Print Area، Breaks و Print Titles برای آماده‌سازی چاپ استفاده می‌شوند. در Print Preview می‌توان چاپگر، تعداد نسخه، صفحات، مقیاس و جهت کاغذ را کنترل کرد.

View

Workbook Views حالت نمایش را تعیین می‌کند؛ Show برای نمایش یا پنهان‌کردن Ruler، Gridlines، Formula Bar و Headings است؛ Zoom بزرگ‌نمایی و Window مدیریت پنجره‌ها را انجام می‌دهد.

میانبرهای پرتکرار Excel

میانبر کاربرد میانبر کاربرد
Ctrl+N فایل جدید Ctrl+O بازکردن فایل
Ctrl+S ذخیره Ctrl+P چاپ
Ctrl+C کپی Ctrl+X برش
Ctrl+V چسباندن Ctrl+Z لغو عمل
Ctrl+F جست‌وجو Ctrl+H جایگزینی
F2 ویرایش سلول فعال Alt+= AutoSum
Ctrl+1 Format Cells Ctrl+Space انتخاب کل ستون
Shift+Space انتخاب کل سطر Ctrl+Home رفتن به A1

آزمون درس Excel

پس از مطالعه درسنامه، برای سنجش یادگیری خود به پرسش‌های زیر پاسخ دهید.

آزمون درس Excel – استخدامی پرستاری

پاسخ های تشریحی بعد از سوالات نمایش داده می شوند.